Datenschutzerklärung

Vertragspartner: European Institute for Academic and Professional Development (EIAPD), Hafenweg 16, 48155 Münster, [email protected], vertreten durch Dr. Jan Schmidt; es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland; für B2B-Kunden ist ausschließlicher Gerichtsstand Münster, Deutschland.
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1) Information über die Erhebung personenbezogener Daten und Kontaktdaten des Verantwortlichen

1.1 Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Dr. Jan Schmidt, Hafenweg 16, 48155 Münster, Deutschland, Tel.: +491736659426, E-Mail: [email protected] . Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

1.3 Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte (z.B. Bestellungen oder Anfragen an den Verantwortlichen) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

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2) Datenerfassung beim Besuch unserer Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. „Server-Logfiles“). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:

  • Unsere besuchte Website
  • Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
  • Menge der gesendeten Daten in Byte
  • Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
  • Verwendeter Browser
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendete IP-Adresse (ggf.: in anonymisierter Form)

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung der Daten findet nicht statt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

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3) Hosting & Content-Delivery-Network

Hosting durch Jimdo
Wir nutzen das Website-Baukasten-System von Jimdo GmbH, Stresemannstr. 375, 22761 Hamburg, Deutschland zum Zwecke des Hostings und der Darstellung der Website auf Basis einer Verarbeitung in unserem Auftrag. Sämtliche auf unserer Website erhobenen Daten werden auf den Servern von Jimdo verarbeitet. 
Der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten wird im Folgenden dargestellt. Eine weitere Verarbeitung auf anderen Servern als den vorgenannten von Jimdo findet nur im nachstehend mitgeteilten Rahmen statt.

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4) Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns oder unseren Partnerunternehmen (Cookies von Drittanbietern), Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies). Werden Cookies gesetzt, erheben und verarbeiten diese im individuellen Umfang bestimmte Nutzerinformationen wie Browser- und Standortdaten sowie IP-Adresswerte. Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann.

Sofern durch einzelne von uns implementierte Cookies auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO entweder zur Durchführung des Vertrages oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der bestmöglichen Funktionalität der Website sowie einer kundenfreundlichen und effektiven Ausgestaltung des Seitenbesuchs.

Wir arbeiten unter Umständen mit Werbepartnern zusammen, die uns helfen, unser Internetangebot für Sie interessanter zu gestalten. Zu diesem Zweck werden für diesen Fall bei Ihrem Besuch unserer Website auch Cookies von Partnerunternehmen auf Ihrer Festplatte gespeichert (Cookies von Drittanbietern). Wenn wir mit vorbenannten Werbepartnern zusammenarbeiten, werden Sie über den Einsatz derartiger Cookies und den Umfang der jeweils erhobenen Informationen innerhalb der nachstehenden Absätze individuell und gesondert informiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Browser so einstellen können, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen können. Jeder Browser unterscheidet sich in der Art, wie er die Cookie-Einstellungen verwaltet. Diese ist in dem Hilfemenü jedes Browsers beschrieben, welches Ihnen erläutert, wie Sie Ihre Cookie-Einstellungen ändern können. Diese finden Sie für die jeweiligen Browser unter den folgenden Links:

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/temporäres-zulassen-von-cookies-und-website-daten-in-microsoft-edge-597f04f2-c0ce-f08c-7c2b-541086362bd2
Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-erlauben-und-ablehnen
Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=de&hlrm=en&answer=95647
Safari: https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri11471/mac
Opera: http://help.opera.com/Windows/10.20/de/cookies.html

Bitte beachten Sie, dass bei Nichtannahme von Cookies die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein kann.

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5) Kontaktaufnahme

 Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten im Falle der Nutzung eines Kontaktformulars erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Kontaktformular ersichtlich. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anfragen, die nicht zu einer Buchung oder einer fortlaufenden Geschäftsbeziehung führen, werden für einen Zeitraum von maximal 3 Jahren ab dem Datum des letzten Kontakts aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten etwas anderes vorsehen. Führt eine Anfrage zu einer Buchung, erfolgt die Aufbewahrung der Daten gemäß den in Abschnitt 8 genannten Aufbewahrungsfristen.

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6) Nutzung von Kundendaten zur Direktwerbung

Anmeldung zu unserem E-Mail-Newsletter

Sie können sich entweder bei der Kursanmeldung für unseren Newsletter anmelden (Opt-in) oder uns bei direkter Kontaktaufnahme ausdrücklich bestätigen, dass Sie in den Erhalt aufgenommen werden möchten. Wenn Sie unseren E-Mail-Newsletter abonnieren, übersenden wir Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Angeboten. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können.

Mit der Anmeldung erteilen Sie uns Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir nutzen Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA) zur Verwaltung und zum Versand unseres Newsletters. Erfolgt die Anmeldung über ein mit Mailchimp verknüpftes Formular, können Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung gespeichert werden, um einen möglichen Missbrauch Ihrer E-Mail-Adresse nachvollziehen zu können. Die Übermittlung der Daten in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mailchimp unter mailchimp.com/legal/privacy. 
Die von uns bei der Anmeldung zum Newsletter erhobenen Daten werden ausschließlich für Zwecke der werblichen Ansprache im Wege des Newsletters benutzt. Sie können den Newsletter jederzeit über den dafür vorgesehenen Link im Newsletter oder durch entsprechende Nachricht an den eingangs genannten Verantwortlichen abbestellen. Nach erfolgter Abmeldung wird Ihre E-Mailadresse unverzüglich in unserem Newsletter-Verteiler gelöscht, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

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7) Webanalysedienste

Webanalyse mit Google Analytics 4 (GA4)
Wir verwenden Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; „Google“). Google verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter. Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google.

Verarbeitete Datenkategorien
Nutzungs- und Ereignisdaten (z. B. Seitenaufrufe, Scroll-Events, Klicks, Sitzungsdauer), technische Daten (z. B. Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem, Referer-URL), ungefähre Standortdaten auf Basis der IP (Land/Region). In GA4 wird die IP vor Speicherung gekürzt/anonymisiert.

Rechtsgrundlage & Consent Mode
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir setzen Consent Mode v2 ein; ohne Einwilligung werden keine nicht erforderlichen Cookies gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über https://www.eiapd.eu/cookie-settings/ widerrufen oder anpassen.

Empfänger & Drittlandübermittlung
Empfänger ist Google Ireland Limited; ggf. erhalten verbundene Unternehmen (u. a. Google LLC, USA) Zugriff. Übermittlungen in Drittländer stützen wir – soweit einschlägig – auf den EU-Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln (SCC) sowie ergänzende Maßnahmen.

Speicherdauer
Die Aufbewahrung von Nutzer- und Ereignisdaten ist in GA4 auf 12 Monate eingestellt. Aggregierte, nicht mehr personenbeziehbare Statistiken können länger vorliegen.

Deaktivierungsmöglichkeiten
Neben den https://www.eiapd.eu/cookie-settings/ können Sie die Datenerfassung in Ihrem Google-Konto (Werbeeinstellungen) begrenzen. Weitere Informationen von Google: policies.google.com/technologies/partner-sites und privacy.google.com.

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8) Buchungen und Teilnehmerverwaltung über Corsizio
Buchungen und Teilnehmerverwaltung über Corsizio
Für die Verwaltung von Kursanmeldungen nutzen wir den Dienst Corsizio ([eiapd.corsizio.com]). Anbieter ist Corsizio Inc. (nachfolgend „Corsizio“). Corsizio verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Zwecke & Datenkategorien
Abwicklung von Kursbuchungen, Teilnehmerkommunikation, Rechnungsstellung, ggf. Teilnahme-Zertifikate. Verarbeitet werden insbesondere: Identitäts- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), berufliche Angaben (Institution, Funktion), Rechnungs- und Zahlungsangaben (Rechnungsadresse, USt-IdNr.), kursbezogene Angaben (ausgewählter Kurs/Termin, Verpflegungs-/Barrierefreiheitswünsche). Zahlungen erfolgen ausschließlich per Banküberweisung; wir erfassen oder speichern keine Bankdaten, außer dies ist für eine Rückerstattung erforderlich oder ein Teilnehmer übermittelt freiwillig einen Überweisungsbeleg. Zahlungskartendaten verarbeiten oder speichern wir nicht. Werden Bankdaten freiwillig per E-Mail übermittelt, gelten hierfür unsere allgemeinen Aufbewahrungsfristen für E-Mails von 3 Jahren ab dem letzten Kontakt.

Rechtsgrundlagen & Speicherfristen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. vorvertraglichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. steuer-/handelsrechtliche Aufbewahrung; Art. 6 Abs. 1 c DSGVO, §§ 147 AO, 257 HGB) sowie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer sicheren und effizienten Buchungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Steuer-/relevante Rechnungsdaten bewahren wir bis zu 10 Jahren auf; sonstige Buchungsdaten löschen oder anonymisieren wir regelmäßig nach 3 Jahren, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Drittlandübermittlung
Je nach technischer Bereitstellung kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR erfolgen. In diesen Fällen stellen wir angemessene Garantien sicher (insb. Standardvertragsklauseln und ggf. EU-US Data Privacy Framework), einschließlich zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

Weitergabe von Daten an EIAPD Spanien
Werden Kurse in Zusammenarbeit mit unserem Partner EIAPD Spanien durchgeführt, können folgende Teilnehmerdaten zum Zweck der Kurskoordination und -durchführung an EIAPD Spanien weitergegeben werden: Identitäts- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), berufliche Angaben (Institution, Funktion), Rechnungs- und Steuerangaben (Rechnungsadresse, USt-IdNr.) sowie kursbezogene Angaben (ausgewählter Kurs und Termin, Zugangsbedürfnisse). EIAPD Spanien ist ein eigenständiges rechtliches Unternehmen. Die Datenweitergabe erfolgt ausschließlich für den jeweils betroffenen Kurs und im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. EIAPD Spanien ist verpflichtet, alle weitergegebenen personenbezogenen Daten im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verarbeiten.
Hinweise
Weitere Informationen zu Corsizio finden Sie in deren Datenschutzhinweisen. Die Einbeziehung erfolgt ausschließlich zu den genannten Zwecken; eine Weitergabe zu eigenen Zwecken von Corsizio ist vertraglich ausgeschlossen.


9) Einsatz KI-gestützter Tools zur internen Kommunikationsverarbeitung

Wir setzen folgende KI-gestützte Tools zur Unterstützung der internen Bearbeitung von Anfragen, zur Erstellung von Korrespondenz und zur administrativen Kommunikation ein:

(a) Claude (Anthropic) Anbieter: Anthropic, PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Wir nutzen Claude, unter anderem über eine Integration mit unserem Gmail-Konto, zur Unterstützung beim Verfassen von E-Mail-Antworten und bei der Bearbeitung von Korrespondenz.

(b) Gemini für Google Workspace / Gmail-KI-Funktionen Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen Google Workspace (kostenpflichtiges Abonnement), das KI-gestützte Funktionen in Gmail umfasst: Smart Compose und Smart Reply (Echtzeit-Schreibvorschläge) sowie Gemini in Gmail (Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen und Erstellung von Antwortentwürfen).
(c) ChatGPT (OpenAI) Anbieter: OpenAI, LLC, 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Wir nutzen ChatGPT (Plus-Abonnement) zur Unterstützung beim Verfassen von Korrespondenz und bei der administrativen Kommunikation. Wir haben die Einstellung „Modell für alle verbessern" deaktiviert, sodass unsere Eingaben nicht zum Training der Modelle von OpenAI verwendet werden.

Verarbeitete Datenkategorien Sofern eingehende Anfragen oder Korrespondenz personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, institutionelle Zugehörigkeiten oder kursbezogene Angaben), können diese Daten durch die genannten KI-Tools verarbeitet werden, um Antworten zu entwerfen, Inhalte zusammenzufassen oder Schreibvorschläge zu generieren.

Rechtsgrundlage Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sorgfältigen Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben eine Interessenabwägung vorgenommen und sind zu dem Ergebnis gelangt, dass unser Interesse an operativer Effizienz die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegt, da die weitergegebenen Daten begrenzt sind und angemessene Schutzmaßnahmen bestehen.

Auftragsverarbeiter / Drittlandübermittlung

  • Anthropic handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Data Processing Addendum (DPA) von Anthropic, abrufbar unter https://www.anthropic.com/legal/dpa. Da Anthropic in den USA ansässig ist, können Daten in ein Drittland übermittelt werden; diese Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
  • Google handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Google Workspace Data Processing Amendment. Im Rahmen von Google Workspace unterliegen KI-Funktionen (einschließlich Gemini) den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen von Google für Unternehmenskunden, einschließlich SCC für Übermittlungen vom EWR in die USA. Google verwendet Workspace-Kundendaten nicht zum Training seiner KI-Modelle ohne ausdrückliches Opt-in. Weitere Informationen: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html sowie https://policies.google.com/privacy.
  • OpenAI handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Business Terms und des Data Processing Addendum von OpenAI. Da OpenAI in den USA ansässig ist, können Daten in ein Drittland übermittelt werden; diese Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. OpenAI verwendet Eingaben aus Plus-Konten nicht zum Training seiner Modelle, sofern die entsprechende Einstellung deaktiviert wurde. Weitere Informationen: https://openai.com/policies/privacy-policy.

Datenminimierung Wir wenden den Grundsatz der Datenminimierung an: Personenbezogene Daten, die durch KI-Tools verarbeitet werden, beschränken sich auf das für den Verarbeitungszweck unbedingt Erforderliche. Soweit möglich, werden personenbezogene Identifikatoren vor der Eingabe entfernt oder anonymisiert.

Keine automatisierte Einzelentscheidung KI-Tools werden ausschließlich zur Unterstützung menschlicher Entscheidungsfindung eingesetzt. Sofern KI-Tools Korrespondenz im Auftrag von uns entwerfen, werden alle Ergebnisse vor dem Versand von einem Mitglied unseres Teams geprüft und freigegeben. Rechtlich bedeutsame oder ähnlich erhebliche Entscheidungen werden nicht ausschließlich auf Basis automatisierter Verarbeitung getroffen (Art. 22 DSGVO).

Speicherdauer An Claude übermittelte Daten werden in Echtzeit verarbeitet und von uns nicht über die jeweilige Sitzung hinaus gespeichert; zur Speicherung seitens Anthropic verweisen wir auf deren Datenschutzrichtlinie. An ChatGPT übermittelte Daten werden in Echtzeit verarbeitet; da das Modelltraining deaktiviert ist, werden Eingaben nicht zu Trainingszwecken gespeichert — weitere Details zur Speicherung finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von OpenAI. Die Gmail-KI-Funktionen (Smart Compose, Smart Reply, Gemini) operieren innerhalb von Google Workspace; die Datenverarbeitung richtet sich nach der Google Workspace DPA und den in unserer Google Admin Console konfigurierten Aufbewahrungseinstellungen.

10) Rechte des Betroffenen

10.1 Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

  • Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
  • Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
  • Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

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10.2 WIDERSPRUCHSRECHT

WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.
MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VON UNS VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. SIE KÖNNEN DEN WIDERSPRUCH WIE OBEN BESCHRIEBEN AUSÜBEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN ZU DIREKTWERBEZWECKEN.

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11) Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene seine Einwilligung widerruft.

Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene sein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausübt, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene sein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO ausübt.

Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind

12) Erasmus+-Förderfähigkeit & EU-Disclaimer
Unsere Angebote sind grundsätzlich für Erasmus+-Mobilitäten förderfähig (z. B. KA131/KA122). Die Beantragung, Zuteilung und Abwicklung einer Förderung erfolgt ausschließlich durch die entsendende Einrichtung der Teilnehmenden. Wir geben keine Zusage/Garantie für die Bewilligung von Fördermitteln und haften nicht für Förderentscheidungen Dritter.
Die Verwendung von EU-/Erasmus+-Begriffen, Logos oder Emblemen dient ausschließlich der sachlichen Information. Hierdurch erfolgt keine Billigung unserer Angebote durch die Europäische Kommission oder nationale Agenturen.

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Privacy Policy

Contracting party: European Institute for Academic and Professional Development (EIAPD), Hafenweg 16, 48155 Münster, [email protected], represented by Dr. Jan Schmidt; this agreement is governed by the laws of Germany, and for B2B customers the exclusive place of jurisdiction is Münster, Germany.

1) Information on the collection of personal data and contact details of the responsible person
1.1 We are pleased that you are visiting our website and thank you for your interest. In the following, we inform you about the handling of your personal data when using our website. In this context, personal data is all data with which you can be personally identified.
1.2 The person responsible for data processing on this website within the meaning of the General Data Protection Regulation (DSGVO) is Dr. Jan Schmidt, Hafenweg 16, 48155 Münster, Germany, Tel.: +491736659426, e-mail: [email protected] . The controller is the natural or legal person who alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data.
1.3 This website uses SSL or TLS encryption for security reasons and to protect the transmission of personal data and other confidential content (e.g. orders or enquiries to the controller). You can recognise an encrypted connection by the string "https://" and the lock symbol in your browser line.

2) Data collection when visiting our website
When you use our website for information purposes only, i.e. if you do not register or otherwise transmit information to us, we only collect the data that your browser transmits to our server (so-called "server log files"). When you visit our website, we collect the following data, which is technically necessary for us to display the website to you:
Our visited website
Date and time at the time of access
Amount of data sent in bytes
Source/reference from which you reached the page
Browser used
Operating system used
IP address used (if applicable: in anonymised form)
The processing is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO on the basis of our legitimate interest in improving the stability and functionality of our website. The data is not passed on or used in any other way. However, we reserve the right to check the server log files retrospectively if there are concrete indications of illegal use.

3) Hosting & Content-Delivery-Network
Hosting by Jimdo
We use the website construction kit system of Jimdo GmbH, Stresemannstr. 375, 22761 Hamburg, Germany for the purpose of hosting and displaying the website on the basis of processing on our behalf. All data collected on our website is processed on Jimdo's servers.
The scope of the processing of personal data is described below. Further processing on servers other than the aforementioned servers of Jimdo only takes place within the framework communicated below.

4) Cookies
In order to make visiting our website more attractive and to enable the use of certain functions, we use so-called cookies on various pages. These are small text files that are stored on your terminal device. Some of the cookies we use are deleted after the end of the browser session, i.e. after you close your browser (so-called session cookies). Other cookies remain on your end device and enable us or our partner companies (third-party cookies) to recognise your browser on your next visit (persistent cookies). If cookies are set, they collect and process certain user information such as browser and location data and IP address values to an individual extent. Persistent cookies are automatically deleted after a specified period of time, which may vary depending on the cookie.
If personal data is also processed by individual cookies implemented by us, the processing is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO either for the execution of the contract or in accordance with Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO to protect our legitimate interests in the best possible functionality of the website as well as a customer-friendly and effective design of the page visit.
We may work with advertising partners who help us to make our website more interesting for you. For this purpose, cookies from partner companies are also stored on your hard drive when you visit our website (third-party cookies). If we cooperate with aforementioned advertising partners, you will be informed individually and separately about the use of such cookies and the scope of the information collected in each case within the paragraphs below.
Please note that you can set your browser in such a way that you are informed about the setting of cookies and can decide individually about their acceptance or can exclude the acceptance of cookies for certain cases or in general. Each browser differs in the way it manages cookie settings. This is described in the help menu of each browser, which explains how you can change your cookie settings. You can find these for the respective browsers under the following links:
Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/temporäres-zulassen-von-cookies-und-website-daten-in-microsoft-edge-597f04f2-c0ce-f08c-7c2b-541086362bd2
Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-erlauben-und-ablehnen
Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=de&hlrm=en&answer=95647
Safari: https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri11471/mac
Opera: http://help.opera.com/Windows/10.20/de/cookies.html
Please note that if you do not accept cookies, the functionality of our website may be limited.

5) Contacting us
When contacting us (e.g. via contact form or e-mail), personal data is collected. Which data is collected when using a contact form can be seen from the respective contact form. This data is stored and used exclusively for the purpose of answering your request or for contacting you and the associated technical administration.The legal basis for processing this data is our legitimate interest in responding to your request in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. f DSGVO. If your contact aims at the conclusion of a contract, the additional legal basis for the processing is Art. 6 (1) lit. b DSGVO. Enquiries that do not result in a booking or ongoing business relationship will be retained for a maximum of 3 years from the date of last contact, after which they will be deleted unless statutory retention obligations require otherwise. Where an enquiry leads to a booking, the data is retained in accordance with the retention periods set out in Section 8.

6) Use of customer data for direct marketing purposes
Registration for our e-mail newsletter
You can subscribe to our newsletter either by opting in during course registration, or by expressly confirming your wish to be added when contacted by us directly. If you subscribe to our e-mail newsletter, we will regularly send you information about our offers. The only mandatory data for sending the newsletter is your e-mail address. The provision of further data is voluntary and will be used to address you personally.
By subscribing, you give us your consent for the use of your personal data in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. a DSGVO.
We use Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA) to manage and send our newsletter. Where subscription occurs via a Mailchimp-linked form, your IP address and the date and time of registration may be stored for the purpose of tracing any possible misuse of your e-mail address. Data is transferred to the USA under Standard Contractual Clauses. For further information see Mailchimp's privacy policy at mailchimp.com/legal/privacy.
The data collected by us when you register for the newsletter is used exclusively for the purpose of addressing you in an advertising manner by way of the newsletter. You can unsubscribe from the newsletter at any time via the link provided for this purpose in the newsletter or by sending a corresponding message to the responsible person named at the beginning. After unsubscribing, your e-mail address will be immediately deleted from our newsletter distribution list, unless you have expressly consented to further use of your data or we reserve the right to use your data in a way that goes beyond this, which is permitted by law and about which we inform you in this declaration.

7) Web analytics with Google Analytics 4 (GA4) 

Web Analytics with Google Analytics 4 (GA4)
We use Google Analytics 4, a web analytics service provided by Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; “Google”). Google acts as our processor under a data processing agreement.

Categories of data processed
Usage and event data (e.g., page views, scrolls, clicks, session duration), technical data (e.g., browser and device information, operating system, referrer URL), and approximate location based on IP (country/region). In GA4, IP addresses are truncated/anonymised before storage.

Legal basis & Consent Mode
Processing is based on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR; where applicable in Germany, § 25(1) TDDDG). We use Consent Mode v2; without your consent, no non-essential cookies are set. You can withdraw or modify your consent at any time with effect for the future via https://www.eiapd.eu/cookie-settings/ 

Recipients & international data transfers
The recipient is Google Ireland Limited; affiliated companies (including Google LLC, USA) may access data. Where data is transferred outside the EEA, we rely—where applicable—on the EU-US Data Privacy Framework and/or Standard Contractual Clauses (SCCs) with supplementary safeguards.

Retention
User and event data retention in GA4 is set to 12 months. Aggregated, non-personal statistics may be retained for longer.

Opt-out options
Beyond the https://www.eiapd.eu/cookie-settings/ you can limit data processing in your Google account (Ads settings). Further information: policies.google.com/technologies/partner-sites and privacy.google.com.


8) Bookings / registration and participant management via Corsizio
We use Corsizio ([eiapd.corsizio.com]) to manage course registrations. The provider is Corsizio Inc. (“Corsizio”). Corsizio processes personal data on our behalf under a data processing agreement.

Purposes & categories of data
We process data to handle bookings, participant communication, invoicing, and (where applicable) certificates. This includes identity and contact details (name, email, phone), professional information (institution, role), invoicing and tax details (billing address, VAT ID), and course-related information (selected course/date, dietary/access needs). Payments are made exclusively via bank transfer; we do not collect or store banking details unless required for a refund, or where a participant voluntarily provides a transfer confirmation. We do not process or store payment card details. Where banking details are received voluntarily via email, these are retained in accordance with our general email retention period of 3 years from the date of last contact.

Legal bases & retention
Processing is necessary for contract performance or pre-contractual steps (Art. 6(1)(b) GDPR), for compliance with legal obligations (e.g., tax/commercial retention; Art. 6(1)(c) GDPR; §§ 147 AO, 257 HGB), and for our legitimate interests in secure, efficient booking administration (Art. 6(1)(f) GDPR). Tax-relevant invoices are retained for up to 10 years; other booking data is deleted or anonymised after 3 years, unless statutory obligations require longer retention.

International transfers
Depending on technical provision, processing may occur outside the EEA. We implement appropriate safeguards (notably Standard Contractual Clauses and, where applicable, the EU-US Data Privacy Framework) plus additional protective measures.

Sharing data with EIAPD Spain 

Where courses are delivered in collaboration with our affiliated partner EIAPD Spain, the following participant data may be shared with EIAPD Spain for the purposes of course coordination and delivery: identity and contact details (name, email address, phone number), professional information (institution, role), invoicing and tax details (billing address, VAT ID), and course-related information (selected course and date, access needs). EIAPD Spain operates as a separate legal entity. Data is shared only for the specific course concerned and is handled in accordance with applicable data protection law. EIAPD Spain is required to handle all shared personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Notes
For more details, please see Corsizio’s own privacy notices. Corsizio processes data strictly for the purposes outlined above; any processing for Corsizio’s own purposes is contractually excluded.


9) Use of AI-Assisted Tools for Internal Communication Processing

We use the following AI-assisted tools to support the internal processing of enquiries, drafting of correspondence, and administrative communication:

(a) Claude (Anthropic) Provider: Anthropic, PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.We use Claude, including via an integration with our Gmail account, to assist with drafting email responses and handling correspondence.

(b) Gemini for Google Workspace / Gmail AI Features Provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. We use Google Workspace (a paid subscription), which includes AI-assisted features within Gmail: Smart Compose and Smart Reply (real-time writing suggestions) as well as Gemini in Gmail (summarisation of email threads and drafting of responses).
(c) ChatGPT (OpenAI) Provider: OpenAI, LLC, 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. We use ChatGPT (Plus subscription) to assist with drafting correspondence and administrative communication. We have disabled the "Improve the model for everyone" setting, meaning our inputs are not used to train OpenAI's models.

Categories of data processed Where incoming enquiries or correspondence contain personal data (e.g. names, email addresses, institutional affiliations, or course-related information), such data may be processed by the above AI tools for the purpose of drafting responses, summarising content, or generating writing suggestions.

Legal basis Processing is based on our legitimate interests in the efficient and accurate handling of business communications (Art. 6(1)(f) GDPR). We have carried out a balancing-of-interests assessment and concluded that our operational interest does not override the rights and freedoms of data subjects, given the limited nature of data disclosed and the safeguards in place.

Data processors / international transfers

  • Anthropic acts as a data processor under Anthropic's Data Processing Addendum (DPA), available at https://www.anthropic.com/legal/dpa. As Anthropic is based in the USA, data may be transferred outside the EEA. Such transfers are safeguarded by Standard Contractual Clauses (SCCs) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR.
  • Google acts as a data processor under Google's Workspace Data Processing Amendment. As part of Google Workspace, AI features (including Gemini) are governed by Google's enterprise data protection commitments, which include SCCs for any EEA-to-USA transfers. Google does not use Workspace customer data to train its AI models without explicit opt-in. Further information: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html and https://policies.google.com/privacy.
  • OpenAI acts as a data processor under OpenAI's Business Terms and Data Processing Addendum. As OpenAI is based in the USA, data may be transferred outside the EEA. Such transfers are safeguarded by Standard Contractual Clauses (SCCs) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR. OpenAI does not use inputs from Plus accounts to train its models where the relevant setting has been disabled. Further information: https://openai.com/policies/privacy-policy.

Data minimisation We apply the principle of data minimisation: personal data processed via AI tools is limited to what is strictly necessary. Where possible, personal identifiers are removed or anonymised before submission to AI tools.

No automated decision-making AI tools are used exclusively to assist human decision-making. Where AI tools draft correspondence on our behalf, all outputs are reviewed and approved by a member of our team before being sent. No legally significant or similarly impactful decisions are made solely on the basis of automated processing (Art. 22 GDPR).

Retention Data submitted to Claude is processed in real time and is not stored by us beyond the current session; see Anthropic's privacy policy for retention on their end.Data submitted to ChatGPT is processed in real time; as model training is disabled, inputs are not retained for training purposes — see OpenAI's privacy policy for full retention details. Gmail AI features (Smart Compose, Smart Reply, Gemini) operate within Google Workspace; data handling is governed by Google's Workspace DPA and associated retention settings configured in our Google Admin Console.


10) Rights of the data subject
10.1 The applicable data protection law grants you the following data subject rights (rights of information and intervention) vis-à-vis the controller with regard to the processing of your personal data, whereby reference is made to the stated legal basis for the respective prerequisites for exercising these rights:Right to information pursuant to Art. 15 DSGVO;
Right to rectification pursuant to Art. 16 DSGVO;
Right to erasure pursuant to Art. 17 DSGVO;
Right to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR;
Right to information pursuant to Art. 19 GDPR;
Right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR;
Right to withdraw consent granted pursuant to Art. 7(3) GDPR;
Right to lodge a complaint pursuant to Article 77 of the GDPR.

10.2 RIGHT OF OBJECTION
IF WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA WITHIN THE FRAMEWORK OF A BALANCING OF INTERESTS ON THE BASIS OF OUR OVERRIDING LEGITIMATE INTEREST, YOU HAVE THE RIGHT TO OBJECT TO THIS PROCESSING WITH EFFECT FOR THE FUTURE AT ANY TIME FOR REASONS ARISING FROM YOUR PARTICULAR SITUATION.
IF YOU EXERCISE YOUR RIGHT TO OBJECT, WE WILL STOP PROCESSING THE DATA CONCERNED.
HOWEVER, WE RESERVE THE RIGHT TO CONTINUE PROCESSING IF WE CAN DEMONSTRATE COMPELLING LEGITIMATE GROUNDS FOR THE PROCESSING WHICH OVERRIDE YOUR INTERESTS, FUNDAMENTAL RIGHTS AND FREEDOMS, OR IF THE PROCESSING IS FOR THE PURPOSE OF ASSERTING, EXERCISING OR DEFENDING LEGAL CLAIMS.
IF WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA FOR THE PURPOSES OF DIRECT MARKETING, YOU HAVE THE RIGHT TO OBJECT AT ANY TIME TO THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA FOR THE PURPOSES OF SUCH MARKETING. YOU MAY EXERCISE THE RIGHT TO OBJECT AS DESCRIBED ABOVE.
IF YOU EXERCISE YOUR RIGHT TO OBJECT, WE WILL STOP PROCESSING THE DATA CONCERNED FOR DIRECT MARKETING PURPOSES.

11) Duration of storage of personal data
The duration of the storage of personal data is measured on the basis of the respective legal basis, the processing purpose and - if relevant - additionally on the basis of the respective statutory retention period (e.g. retention periods under commercial and tax law). When processing personal data on the basis of explicit consent pursuant to Art. 6 (1) a DSGVO, this data is stored until the data subject revokes his/her consent.
If there are statutory retention periods for data that is processed within the scope of legal or quasi-legal obligations on the basis of Art. 6 (1) (b) DSGVO, this data will be routinely deleted after the retention periods have expired, provided that it is no longer required for the fulfilment or initiation of a contract and/or we have no justified interest in continuing to store it.
When processing personal data on the basis of Art. 6(1)(f) DSGVO, such data shall be stored until the data subject exercises his/her right to object pursuant to Art. 21(1) DSGVO, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims. When processing personal data for the purpose of direct marketing on the basis of Art. 6(1)(f) DSGVO, such data shall be stored until the data subject exercises his or her right to object pursuant to Art. 21(2) DSGVO.
Unless otherwise stated in the other information in this declaration on specific processing situations, stored personal data are deleted when they are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed.

12) Erasmus+ funding Eligibility & EU Disclaimer
Our courses are generally eligible for Erasmus+ mobility funding (e.g., KA131/KA122). Applications, awards, and administration of funding are handled exclusively by the sending institutions of participants. We do not promise or guarantee that funding will be granted and accept no liability for third-party funding decisions.
Any use of EU/Erasmus+ terminology, logos, or emblems on our website or materials is for factual, informational purposes only. No endorsement or approval of our services by the European Commission or National Agencies is implied.